Teks Ucapan Y.Bhg. Tan Sri Sidek
Hassan
Ketua Setiausaha
Negara
Ucaptama Persidangan Kebangsaan Ke Arah
Sistem Penyampaian Yang Cemerlang
Pada 14 Jun 2007 (Khamis)
Bismillahir rahmanir rahim
Assalamualaikum warahmatullahi wabarakatuh dan Salam Sejahtera.
Y.A.B. Datuk Patinggi Tan Sri (Dr) Alfred Jabu anak Numpang,
Timbalan Ketua Menteri Sarawak (II)
Y.Bhg. Tan Sri Dr. Nordin Kardi,
Naib Canselor Universiti Utara Malaysia
selaku Yang Di Pertua Persatuan Badan Berkanun Malaysia,
Ketua-Ketua Eksekutif Badan-Badan Berkanun Persekutuan
Y.Bhg. Dato’-Dato’, Datin-Datin, Tuan-Tuan dan Puan-Puan
para hadirin yang dihormati sekalian.
1. Terlebih dahulu saya memanjatkan kesyukuran ke hadrat Allah
SWT kerana di atas limpah kurnia dan rahmat Nya jua, Persidangan
Kebangsaan Ke Arah Sistem Penyampaian Yang Cemerlang ini dapat
diadakan. Saya mengucapkan terima kasih kepada Jawatankuasa Penganjur
iaitu Yayasan Amanah Latihan Berkanun kerana telah sudi menjemput
saya untuk menyampaikan ceramah ini, dengan tajuk yang amat menarik,
iaitu “Pengurusan Modal Insan Ke Arah Sistem Penyampaian
Yang Cemerlang”.
2. Saya telah diminta untuk memfokuskan ucapan saya kepada kepentingan
sistem penyampaian yang berkesan dan bagaimana pembinaan modal insan
yang cemerlang dapat memastikan kemajuan sesebuah negara. Saya berpendapat
kedua-dua perkara ini merupakan dua elemen yang amat berkait rapat
dan tidak boleh dipisahkan. Perkhidmatan awam sesungguhnya memerlukan
modal insan yang cekap, pantas dan berkualiti serta sanggup melakukan
perubahan minda (
mind set) mengikut keperluan dan perubahan
semasa.
Hadirin yang dihormati sekalian,
PENGENALAN
3. Perkhidmatan awam pada awal kemerdekaan negara, dianggap sebagai
enjin penggerak kepada proses pembangunan negara. Penglibatan
dan peranan sektor swasta belum lagi dituntut, bahkan pada ketika
itu sektor swasta hanya beroperasi mengikut dasar-dasar atau arahan
yang telah ditetapkan oleh Kerajaan.
4. Walau bagaimanapun, keadaan ini mulai berubah pada dekad 80’an
di mana apabila Kerajaan telah berusaha menjadikan sektor swasta
sebagai enjin penggerak utama kepada proses pembangunan negara.
Ini bermakna, peranan sektor awam telah mula menyaksikan perubahan
di mana sektor ini kini berperanan sebagai regulator dan fasilitator
bagi memudahkan urusan sektor swasta. Perubahan ini telah diberi
penekanan apabila Kerajaan memperkenalkan dasar penswastaan yang
mana kerjasama sektor awam dan swasta dipertingkatkan lagi untuk
mempergiatkan proses pembangunan negara.
5. Pada masa ini, keadaan dan persekitaran negara telah berubah
dengan begitu ketara sekali. Ekonomi negara yang terbuka menyebabkan
kita perlu bersaing dalam pasaran global yang amat mencabar dan
kompetitif. Dalam masa itu, Teknologi maklumat dan komunikasi
(ICT) juga telah mengubah cara bekerja dari segenap aspek. Manakala
kaedah pertumbuhan berintensifkan buruh dan modal telah bertukar
kepada pertumbuhan berasaskan produktiviti dan pengetahuan. Oleh
itu anggota perkhidmatan awam perlu mengubah sikap dan cara bekerja
mereka untuk terus bersaing di semua peringkat, bagi memastikan
negara tidak terpinggir dalam persaingan yang begitu sengit.
6. Anggota perkhidmatan awam perlu sentiasa peka dan bersedia
menyahut cabaran ini agar tidak tercicir dari arus perubahan yang
sedang melanda. Kita tidak boleh lagi menjadi pemerhati serta
bersikap pasif atau tunggu dan lihat kepada perubahan yang pantas
berlaku di sekeliling kita. Oleh itu, perkhidmatan awam perlu
dibarisi dan dianggotai oleh MODAL INSAN yang terdiri dari pegawai
dan kakitangan yang benar-benar berketrampilan, profesional dan
berwibawa. Kualiti modal insan perkhidmatan awam inilah yang menjadi
penentu kepada kejayaan masa depan negara.
Hadirin yang dihormati sekalian,
7. Sistem penyampaian telah dianggap sebagai teras utama perkhidmatan
awam kepada orang ramai, sektor swasta dan pihak-pihak yang berkepentingan.
Sistem penyampaian yang cemerlang akan terhasil berasaskan prinsip-prinsip
integriti, kepercayaan dan gandingan mantap di kalangan semua
pihak yang berkepentingan. Terdapat tiga (3) elemen utama yang
menjadi faktor penentu kepada pembentukan sistem penyampaian yang
berkesan, iaitu :
(i) Faktor pertama iaitu faktor peribadi individu yang memberi
perkhidmatan sama ada pegawai-pegawai atau kakitangan
yang terlibat;
(ii) Faktor kedua ialah kepimpinan yang terdapat di dalam
sesebuah kementerian atau jabatan.
(iii) Faktor ketiga ialah peralatan dan perkakasan termasuk penggunaan
ICT yang terdapat dalam sesebuah organisasi perkhidmatan
awam.
8. Faktor pertama iaitu peribadi individu dan faktor kedua iaitu
kepimpinan adalah merupakan dua elemen yang menjadi teras dalam
modal insan. Terdapat pelbagai definisi modal insan yang dikemukakan
oleh ahli-ahli sarjana sejak sekian lama. Saya berpandangan bahawa
teori atau definisi yang paling lengkap atau terbaik sekalipun
tidak akan bermakna sekiranya penjawat awam atau modal insan yang
berada dalam jabatan atau agensi kita, tidak mahu mengubah sikap,
tidak mahu mengubah minda dan tidak mengamalkan nilai-nilai dan
semangat kerja yang positif. Oleh yang demikian, dalam usaha bersama
untuk membentuk dan melahirkan modal insan perkhidmatan awam yang
cemerlang, saya akan menekankan nilai-nilai asas dan amalan budaya
kerja yang positif dan unggul yang perlu disemat, dihayati dan
diamalkan oleh setiap anggota sektor awam ke arah merealisasikan
sistem penyampaian yang berkesan.
PERKHIDMATAN AWAM YANG RESPONSIF
9. Dalam hal ini, sukalah saya memetik beberapa amalan dan budaya
kerja positif yang perlu diterapkan sebagai satu budaya kerja
baru di kalangan penjawat awam. Pertama, dalam usaha kita mencapai
satu perkhidmatan awam yang cemerlang, anggota-anggota perkhidmatan
awam perlulah memberikan perkhidmatan yang responsif tanpa mengira
waktu. Sebagai contoh, penjawat awam hendaklah bersedia melaksanakan
tugas mereka pada setiap masa termasuklah pada hari cuti sekiranya
keadaan memerlukan mereka berbuat demikian. Ini akan membolehkan
sesuatu perkhidmatan itu diberikan secara berterusan kepada rakyat
dan ini sudah tentu akan memudahkan urusan mereka yang seterusnya
akan menyebabkan mereka mencapai kepuasan.
10. Selain itu, penjawat awam juga hendaklah berusaha dengan
sebaik mungkin untuk memberikan perkhidmatan dengan cepat. Dalam
hal ini, sukalah saya menjelaskan kepada para hadirin semua bahawa
kebanyakan aduan yang diterima terhadap perkhidmatan awam ialah
mengenai sikap penjawat-penjawat awam yang tidak peka dan responsif
terhadap pertanyaan atau aduan yang dikemukakan oleh orang ramai.
Sekiranya ini berterusan berlaku, ianya sudah tentu memberikan
imej yang kurang baik terhadap mutu perkhidmatan yang kita berikan.
Saya percaya sedangkan kita sebagai penjawat awam sendiri pun,
sudah tentu pernah mengalami keadaan atau pengalaman di mana kita
tidak diberikan satu perkhidmatan yang pantas dan memuaskan oleh
mana-mana agensi atau badan kerajaan dan ini mewujudkan rasa ketidakpuashatian
di hati kita. Apatah lagi sekiranya pengalaman ini dirasai oleh
mereka-mereka yang bukan di kalangan penjawat-penjawat awam. Sudah
tentu mereka akan melahirkan rasa ketidakpuashatian terhadap penjawat
awam lebih-lebih lagi selepas Kerajaaan mengumumkan kenaikan gaji
sektor awam pada 21 Mei yang lalu.
11. Menyentuh hal ini, sukalah saya mengambil kesempatan ini
untuk menyeru kepada penjawat-penjawat awam supaya ‘membalas’
jasa baik kerajaan yang telah memberikan satu lonjakan besar dalam
pendapatan mereka dengan membuat perubahan yang besar dari segi
prestasi kerja masing-masing. Pepatah Melayu ada mengatakan “orang
berbudi kita berbahasa”. Oleh itu, sukalah saya mengingatkan
diri saya dan juga saudara-saudari sekalian di setiap peringkat
supaya mengambil langkah memperbaiki lagi kecekapan dan keberkesanan
kerja harian masing-masing, baik dari segi kuantiti atau pun kualiti.
Saya yakin dan percaya ini akan dapat menyumbang ke arah peningkatan
secara bermakna sistem penyampaian Kerajaan.
Hadirin-hadirat yang dihormati sekalian,
INTEGRITI
12. Salah satu lagi elemen penting yang menjadi keutamaan saya
dalam setiap perkara ialah aspek integriti. Integriti dalam perkhidmatan
awam mempunyai kaitan yang amat rapat dengan sistem penyampaian
kerajaan. Ingin saya jelaskan di sini bahawa integriti mencakupi
perkara-perkara yang lebih besar daripada isu rasuah semata-mata
(integrity goes beyond corruption). Konsep integriti membawa
maksud kepada nilai-nilai amanah, boleh dipercayai, jujur, taat
dan mempunyai sifat-sifat peribadi yang teguh. Seorang pegawai yang
berintegriti bererti sentiasa menghargai serta memelihara kepentingan
jabatan dan hak orang awam. Malahan, kepentingan agensi, kepentingan
perkhidmatan dan kepentingan negara selalunya mengatasi kepentingan
diri sendiri.
13. Anggota perkhidmatan awam yang berintegriti seharusnya berpegang
kepada konsep kejujuran intelek
(intellectual honesty).
Ini bermakna ia perlu sentiasa jujur dalam mentadbir dasar-dasar,
program-program atau projek-projek kerajaan, ikhlas semasa memberikan
pendapat atau nasihat, tidak menyembunyikan sebarang maklumat penting
dan mustahak yang boleh menjejaskan prestasi organisasi dan matlamat
perkhidmatan awam. Konsep integriti juga hendaklah diperlihatkan
dalam cara kita menjalankan tugas-tugas seharian. Ini bermakna bahawa
jika kita membuat janji kepada seseorang atau telah ditugaskan untuk
menjalankan sesuatu tanggungjawab, kita hendaklah memenuhinya seperti
membalas kembali surat-surat dengan segera, menjawab panggilan telefon
tidak melebihi 3 deringan, menyiapkan sesuatu tugasan mengikut jadual
dan sebagainya.
14. Yang paling mustahak, kita hendaklah sentiasa berwaspada dan
berhati-hati dalam menjalankan tugas dan tanggungjawab serta sentiasa
sedar akan akibat buruk yang menimpa jika kita cuai dalam menjalankan
tugas yang dipertanggungjawabkan.
Integrity is one of the most
important elements required in order to realize an excellent and
distinctive public service.
Saudara-saudari sekalian,
OUTCOME DRIVEN NOT PROCESS
DRIVEN
15. Cara berfikir dan cara bekerja anggota perkhidmatan awam hendaklah
diubah dalam usaha kita untuk meningkatkan mutu perkhidmatan. Agensi-agensi
perlu menekankan kepada
outcome, dan bukannya proses seperti
beberapa kali bilangan mesyuarat telah diadakan, beberapa jumlah
lawatan yang telah dibuat, dan sebagainya. Fokus telah ditekankan
kepada impak atau kesan sesuatu tindakan atau keputusan yang telah
diambil. Sebagai contoh, proses pembayaran bil Kerajaan yang selalu
dikatakan terlalu lambat. Dalam hal ini, sukalah saya mengambil
contoh satu penambahbaikan yang telah dilaksanakan di Jabatan Perdana
Menteri. Dahulunya, pembayaran bil-bil dibuat dalam tempoh 30 hari
tetapi prosedur ini telah dilakukan penambahbaikan dan kini semua
urusan pembayaran tersebut telah dipendekkan kepada 14 hari. Ini
sudah tentu akan membantu pelanggan-pelanggan merasa lebih berpuashati
dengan perkhidmatan yang diberikan. Saya ingin mengambil kesempatan
ini untuk menyeru semua penjawat awam supaya menganalisa semua prosedur
kerja sedia ada dan melakukan penambahbaikan di mana boleh supaya
kita boleh terus memberikan satu perkhidmatan awam yang terbaik
kepada orang awam.
COSTUMER-CENTRIC, BUSINESS-CENTRIC
16. Bagi memastikan sektor awam sentiasa kompetitif dan relevan,
agensi-agensi Kerajaan perlu menyediakan perkhidmatan yang bersepadu
secara
seamless yang merentasi pelbagai agensi. Cara kita
bekerja perlu berubah dari
agency centric kepada
citizen-centric
dan
business-centric. Cara kerja lama yang disulami kerenah
birokrasi di mana pelanggan perlu berurusan dengan pelbagai agensi
Kerajaan, perlu diubah dan dipermudahkan. Agensi kerajaan perlu
dinamik mengikut permintaan dan kehendak pelanggan.
17. Dalam hubungan ini, saya ingin mengambil contoh ‘Inisiatif
Penambahbaikan Urusan-Urusan Pemajuan Serta Penyenggaraan Dan
Pengurusan Hartanah’ yang telah dilancarkan oleh Y.A.B.
Perdana Menteri pada 13 April 2007 (Jumaat). Melalui inisiatif
ini, Pusat Setempat (OSC) di Pihak Berkuasa Tempatan (PBT) akan
menyelaras pelbagai permohonan seperti tukar syarat dan pecah
sempadan tanah, kebenaran merancang, pelan bangunan dan perakuan
teknikal, yang melibatkan pelbagai agensi.
18. Mengikut amalan biasa, sesuatu permohonan akan dikemukakan secara
berasingan dan berturutan, yang mana cara ini akan mengambil masa
yang panjang dan memerlukan pelanggan berurusan dengan pelbagai
agensi. Melalui penambahbaikan OSC yang dilaksanakan ini, permohonan
dan pemprosesan ini dibuat secara serentak. Sekiranya ada agensi
tidak memberikan perakuan di dalam tempoh yang ditetapkan, Jawatankuasa
OSC diberi
empowerment untuk membuat keputusan yang sewajarnya.
Dengan ini pelanggan akan mendapat perkhidmatan mengikut jangka
masa yang ditetapkan di dalam piagam pelanggan, proses kelulusan
dipercepatkan, dan pelanggan tidak perlu berurusan dengan pelbagai
agensi.
19. Namun demikian, kejayaan pelaksanaan penambahbaikan ini,
sangat bergantung kepada maklum balas atau respons yang cepat
daripada agensi-agensi teknikal. Sehubungan itu kerjasama agensi-agensi
teknikal yang berkaitan adalah sangat penting dan diharapkan.
Hadirin yang dihormati sekalian,
FAST AND IMMEDIATE ACTIONS
ON DESICIONS
20. Modal insan yang cemerlang berkehendakkan
SENCE OF URGENCY
dalam melaksanakan sesuatu tindakan atau keputusan yang telah dipersetujui.
Di samping itu, adalah penting untuk memantau pelaksanaan sesuatu
tindakan atau keputusan, bagi memastikan semuanya berjalan dengan
lancar dan jayanya sebagaimana yang dihasratkan. Semua tindakan
dan keputusan hendaklah dilaksanakan dengan SEGERA serta mengikut
dasar dan peraturan sedia ada.
21. Di sini, saya ingin menekankan lagi mengenai peri pentingnya
melaksanakan keputusan-keputusan yang telah dicapai dalam mesyuarat-mesyuarat
yang diadakan. Sukalah saya mengambil contoh di mana penekanan dapat
diberikan terhadap aspek pelaksanaan sesuatu keputusan. Dalam hal
ini, tiga (3) perkara perlu diberikan perhatian : Pertama, minit
mesyuarat hendaklah disediakan dalam tempoh 3 hari sebagaimana yang
telah ditetapkan di dalam Pekeliling yang sedia ada; Kedua, melaksanakan
keputusan-keputusan yang telah dicapai dengan segera; dan Ketiga,
mengawasi (monitor) pelaksanaan keputusan-keputusan tersebut bagi
memastikan keputusan dilaksanakan dengan cepat, tepat dan berkesan.
(
However good a decision, unless it is implemented, the decision
is meaningless).
22. Sehubungan dengan perkara ini, saya sering mengingatkan Ketua-ketua
Jabatan, pegawai-pegawai perkhidmatan awam yang telah saya temui
bahawa dalam melaksanakan sesuatu tindakan, dua (2) perkara mesti
ditentukan iaitu; tarikh akhir (
deadline) yang tepat dan
seorang pegawai yang dipertanggungjawabkan (
must identify the
person responsible).
23. Selain itu, sebagai ketua jabatan mahupun pegawai kanan di agensi
masing-masing, saudara-saudari telah diberi kuasa (
empowered)
untuk membuat keputusan. Maka gunakanlah kuasa tersebut dengan sebaik-baiknya.
Don’t let others make decisions for you. By doing so,
you are, by default, making yourself irrelevent.
Saudara-saudari yang dihormati sekalian,
EMPATHY
24. Walaupun kita merupakan penjawat awam, ada ketikanya kita
juga akan menjadi pengguna atau pelanggan kepada lain-lain jabatan
yang menawarkan perkhidmatan yang kita perlukan. Dalam hubungan
ini, sebagai pelanggan, sudah semestinya kita amat mengharapkan
agar perkhidmatan yang diberikan pantas, cekap dan berkualiti. Dalam
erti kata lain sebagai penjawat awam yang memberikan perkhidmatan
kepada orang ramai, kita perlu memastikan perkhidmatan yang diberikan
adalah cepat, berbudi bahasa, menyenangkan dan memudahkan. Inilah
yang dikatakan ‘
empathy’ yang bererti
‘treat
others the way you want to be treated, means you put yourself as
a costumer’.
25. Tahap profesionalisme yang tinggi pastinya akan menyumbangkan
kepada keupayaan kita untuk memenuhi kehendak pelanggan. Rungutan
dan teguran pelanggan harus dilihat dalam konteks yang positif kerana
mereka mewakili rakyat yang berpengetahuan dan matang. Justeru itu
wajarlah mereka sentiasa menuntut perkhidmatan yang cepat dan produk
yang bermutu. Selaras dengan pengertian istilah
“civil
servant”, tugas penjawat awam ialah untuk memberi perkhidmatan
yang berkualiti dan mesra kepada pelanggan.
YOUR ROLE IS TO
FACILITATE AND NOT TO FRUSTRATE OUR CLIENTS. Rakyat adalah
pelanggan. Jangan biarkan mereka mengeluh dan tertunggu-tunggu untuk
mendapatkan perkhidmatan. Tugas utama kita ialah untuk memelihara
kepentingan mereka dan berusaha meningkatkan kesejahteraan kehidupan
mereka dengan memberi perkhidmatan sebaik mungkin.
26. Memiliki
“sense of urgency” akan membolehkan
seseorang penjawat awam melihat lebih jauh ke dalam agensi dan bertanya
kepada diri sendiri sama ada masih wujud ruang untuk diperbaiki
dari segi sistem penyampaian perkhidmatan masing-masing. Dalam hal
ini, saya sememangnya menggalakkan jabatan dan agensi untuk meneliti
dan mengemas kini peraturan, amalan kerja mahupun piagam pelanggan
yang telah sedia ada dalam jabatan, supaya perkhidmatan yang diberi
adalah sama seperti yang dijanjikan. Di mana mungkin, semua maklumat
berhubung jabatan perlu dipamerkan di dalam laman web jabatan masing-masing
untuk tatapan dan pengetahuan umum bagi memastikan “keterbukaan”
dan ketelusan dalam sistem penyampaian perkhidmatan jabatan kepada
pelanggan dan orang ramai.
27. Kita mungkin mendapati sesuatu sistem kerja itu agak rumit,
manakala sesuatu urusan itu perlu melalui banyak proses di pelbagai
peringkat sebelum dapat diselesaikan. Pegawai-pegawai di peringkat
bawahan perlu diberi galakan untuk memberi pandangan atau cadangan
yang bernas ke arah memperbaiki sistem penyampaian sedia ada.
Sekiranya sesuatu prosedur itu difikirkan sudah lapuk dan perlu
dikemaskinikan, mereka boleh mencadangkannya kepada pihak pengurusan.
Umpamanya, jika terlalu banyak borang digunakan, kita boleh meneliti
semula kewajarannya dan dipermudahkan. Kita tidak mahu perkhidmatan
awam mempunyai imej yang kurang menyenangkan dan dianggap tempat
yang tidak selesa untuk dikunjungi iaitu sama seperti keadaan
tandas awam tahun 70’an dan 80’an dahulu. Kita tidak
ingin mendengar ungkapan pesimistik seperti, “Pejabat kerajaan
sememangnya banyak kerenah dan pegawai kerajaan pula sentiasa
lambat membuat kerja”.
Hadirin yang dihormati sekalian,
THE NATION OF CONSULTATION
28. Dalam memastikan sistem penyampaian perkhidmatan yang lebih
berkesan, saya dimaklumkan oleh pihak swasta mengenai peri pentingnya
agensi kerajaan untuk menekankan aspek
transparency, timeless
and clarity dalam menggubal dasar-dasar Kerajaan, khususnya
berkaitan penyediaan garis panduan, rang undang-undang tertentu
serta kriteria bagi meluluskan sesuatu permohonan. Perkara telah
dibangkitkan dan dibincangkan dalam mesyuarat PEMUDAH pada 25 April
lalu.
29. Pihak swasta juga menyarankan supaya proses konsultansi (
consultation)
atau musyawarah sentiasa diadakan di antara pihak Kerajaan dan pihak
swasta mahupun organisasi yang berkaitan, khususnya sebelum sesuatu
dasar, garis panduan atau rang undang-undang tertentu diperkenalkan
untuk dilaksanakan. Ini adalah bagi membolehkan input serta pandangan
yang lebih menyeluruh diperolehi dari semua pihak yang terlibat.
Ini adalah juga bagi mengelakkan sebarang rungutan dan perasaan
tidak puas hati orang ramai setelah sesuatu dasar atau rang undang-undang
diperkenalkan.
ICT
30. Pada peringkat awal ucapan ini, saya telah menyebut bahawa
aspek fizikal termasuk kemudahan-kemudahan ICT juga merupakan faktor
utama dalam melaksanakan sistem penyampaian yang berkesan. Saya
memahami pada masa ini banyak jabatan dan agensi menyediakan borang-borang
perkhidmatan yang boleh dimuat turun (
download) daripada
laman web masing-masing. Dalam konteks untuk memudahkan pelanggan
untuk berurusan dengan perkhidmatan yang disediakan, kita seharusnya
melangkah dengan lebih jauh lagi iaitu menyediakan perkhidmatan
secara on-line yang boleh diakses 24 x 7, terutamanya perkhidmatan
yang melibatkan permohonan permit, permohonan lesen dan pembayaran
pelbagai jenis cukai. Dengan sokongan dan kemudahan teknologi yang
canggih pada masa kini, pelanggan tidak seharusnya dibebankan dengan
pembaziran tenaga dan masa mereka kerana perlu hadir ke sesebuah
pejabat kerajaan semata-mata untuk membayar cukai tahunan.
31. Pada 22 Mei 2007, dalam sidang akhbar yang saya adakan sempena
dengan pengumuman kenaikan gaji sektor awam oleh Y.A.B. Perdana
Menteri, saya telah mengumumkan alamat e-mail saya dan menjemput
orang ramai yang menghadapi masalah sejak sekian lama dalam melaksanakan
urusan dengan perkhidmatan awam, untuk mengemukakan aduan terus
kepada saya. Langkah ini kemudiannya telah diikuti oleh semua
Ketua Setiausaha Kementerian dan Setiausaha Kerajaan Negeri.
32. Umum mengetahui bahawa komunikasi merupakan e-mail adalah
pantas, telus, menyeluruh dan berkesan. Dalam hubungan ini, faedah
atau manfaat e-mail tersebut tidak akan berguna sekiranya e-mail
yang diterima, tidak direspons dengan sebarang tindakan. Segala
e-mail yang mengandungi aduan, pandangan, kritikan bermanfaat
yang diterima perlu diambil tindakan dan dimaklumkan semula kepada
penghantar e-mail tersebut dalam satu tempoh yang segera dan munasabah.
33. Saya berharap semua Ketua Jabatan dan pegawai-pegawai kanan
kerajaan mempunyai alamat e-mail rasmi masing-masing dan segera
mengaktifkan akaun e-mail masing-masing selepas ini, jika belum
memilikinya.
Please also ensure that your emails are working
properly, and please personally attend to your own emails. I know
of some senior officers who delegate the opening of emails to their
PA’s.
KEPIMPINAN
34. Dalam proses pembinaan modal insan ke arah mewujudkan sistem
penyampaian yang berkesan, pemimpin dan kepimpinan dalam organisasi
memainkan peranan yang penting. Tanpa kehadiran pemimpin dengan
ciri-ciri kepimpinan yang berkesan, sebarang usaha perubahan serta
penambahbaikan tidak akan mencapai matlamat. Kepimpinan yang cemerlang
adalah tonggak dalam membangunkan budaya berprestasi tinggi dan
kecekapan bekerja.
35. Keupayaan seorang pemimpin tulen kerap kali diukur kepada
keupayaannya menetapkan matlamat ataupun goals. Ramai pemimpin
hanya menjadi pengurus dengan hanya mampu mengekalkan status-quo,
tanpa berani melakukan cabaran terhadap situasi semasa. Sebagai
seorang pemimpin, standard yang kita tetapkan untuk diri kita
perlu lebih tinggi daripada standard yang kita tetapkan kepada
orang bawahan kita.
36. Dalam membina organisasi yang berdaya saing, sebagai pemimpin
kita perlu berani untuk mamberikan teguran mahupun tindakan disiplin
kepada anggota bawahan sekiranya mereka melakukan kesalahan atau
melanggar etika kerja. Prinsip
‘REWARD AND PUNISHMENT’
perlu dilaksanakan secara saksama. Kebanyakan ketua jabatan pada
hari ini dilihat cenderung dengan mengutamakan
‘reward’
dalam menghargai prestasi cemerlang kakitangan bawahan tetapi kurang
menekankan
‘punishment’ apabila kakitangan
itu tidak menunjukkan prestasi yang baik dan sebagainya.
Hadirin yang dihormati sekalian,
PENUTUP
37. Dalam usaha meningkatkan keberkesanan sistem penyampaian
serta kualiti perkhidmatan awam, pelbagai langkah telah dilaksanakan
oleh kerajaan. Pelbagai dasar-dasar, sistem-sistem dan prosedur-prosedur
baru telah diperkenalkan dalam memudahkan pelanggan berinteraksi
dan berurusan dengan perkhidmatan kerajaan. Sungguhpun begitu,
usaha-usaha ini tidak akan memadai jika sekiranya modal insan
dalam perkhidmatan awam tidak berubah. Selaku Ketua Jabatan atau
pegawai-pegawai kanan dalam agensi, saudara-saudari bertanggungjawab
untuk menentukan corak kepimpinan masing-masing.
38. Dalam hubungan ini, saya mencadangkan kita mengambil corak
kepimpinan yang PROACTIVE, that is, we have to strive
to make a significant difference atau berusaha melakukan
perubahan yang signifikan. Kita hanya mampu melakukan sesuatu
perubahan SEMASA KITA MASIH LAGI BERKHIDMAT DALAM PERKHIDMATAN
AWAM. Janganlah kita menyesal di kemudian hari kelak, iaitu apabila
kita telah memasuki alam persaraan, baru kita menyedari bahawa
kita tidak melaksanakan sebaik-baiknya apa yang sepatutnya kita
laksanakan hari ini. Pada waktu itu, semuanya telah terlambat
dan tidak guna dikesalkan lagi.
39. Dalam senario masa kini, kita semua perlu bersiap sedia menghadapi
pelbagai cabaran mendatang dan sebarang ketidaktentuan supaya
SETIAP PERKHIDMATAN dalam sektor awam ini, kekal RELEVAN. I
would like to remind all of us here, the following mantra, which
I am sure all of you here must have heard about by now, that is,
We must deliver;
We must deliver with integrity;
Unless we deliver with integrity, somebody
else will
do it for us;
40. Saya mempunyai keyakinan bahawa pembangunan modal insan akan
memberi manfaat yang besar kepada perkhidmatan awam. Kejayaan
negara kita pada hari ini juga berkat perancangan pembangunan
modal insan yang teratur oleh pemimpin yang terdahulu. Kita lahir
hasil daripada kesungguhan mereka untuk memastikan kesinambungan
kecemerlangan itu dapat diteruskan.
41. Akhir kata, adalah menjadi kewajipan saudara-saudari sekalian
untuk terus sentiasa berusaha mempertingkatkan mutu perkhidmatan
yang diberikan. Selaku penjawat awam, kita hendaklah sentiasa
memberikan perkhidmatan yang responsif, mengamalkan nilai integriti
yang tinggi, sentiasa mementingkan keperluan dan kehendak pelanggan
serta melaksanakan sesuatu keputusan dengan cepat dan tepat semasa
melaksanakan tugas dan tanggungjawab yang diamanahkan. Dalam erti
kata lain, kitalah penentu kepada sebarang perubahan dalam hala
tuju perkhidmatan awam ini dalam usaha memartabatkan mutu penyampaian
perkhidmatan awam ini sebagai salah satu yang terbaik di dunia.
Sekian,
Wabillahittaufik walhidayah,
Wassalamualaikum warahmatullahi wabarakatuh.
